Zoom: qué es, para qué sirve, características, ventajas y desventajas

Zoom Video Communications o Zoom, como se le conoce comúnmente, es una plataforma de reuniones virtuales creada por Eric Yuan en San José, California, en el año 2011.

En el siguiente artículo explicaremos más sobre este servicio de comunicación virtual, describiendo cómo funciona Zoom, para qué sirve, cuáles son sus características, entre otros.

¿Para qué sirve Zoom?

Zoom es una plataforma que sirve para llevar a cabo conferencias, reuniones o llamadas por medio de video, audio o combinando ambos. Del mismo modo, permite compartir pantalla, chatear en vivo e incluso, enviar archivos a los demás miembros de la reunión de manera gratuita o por medio de suscripción de pago desde ordenadores o Smartphones compatibles.

¿Cómo funciona Zoom?

Para poder usar Zoom, bien sea como anfitrión o invitado a reuniones o videoconferencias, es necesario darse de alta o crear un perfil en la plataforma. Esto último es algo que se puede hacer de manera gratuita desde la aplicación móvil, de escritorio o visitando la página oficial del fabricante. De esta forma es posible utilizar las distintas funciones que ofrece esta plataforma.

¿Cómo registrarse en Zoom?

Registrarse o crear una cuenta en Zoom es un proceso gratuito que se puede hacer desde cualquier dispositivo móvil o computador con conexión a Internet, siguiendo los pasos que se describen a continuación:

1. Ir a la web de Zoom.
2. Hacer clic en “Regístrese, es gratis”.
3. Ingresar la fecha de nacimiento y dar clic en “Continuar”.
4. Escribir la dirección de correo electrónico a asociar y pulsar “Continuar”.
   Nota: es posible ingresar usando un perfil de Apple, SSO, Google o Facebook.
5. Ingresar el código de seguridad enviado al correo proporcionado.
6. Escribir la contraseña de acceso a Zoom para completar el proceso de registro.

De esta forma es posible registrarse en Zoom para hacer uso de las diferentes funciones de la plataforma de reuniones virtuales.

¿Cómo organizar una reunión en Zoom?

Una vez registrado en Zoom es posible convertirse en anfitrión y organizar reuniones en la plataforma virtual. Para ello es importante contar con la app, ya sea de escritorio o en su versión móvil, luego, iniciar sesión en la cuenta y dar clic al botón “Nueva reunión”. Cabe aclarar que, es posible usar una ID personal o compartir el enlace para que los demás puedan ingresar a la sala.

¿Cómo entrar a una reunión en Zoom?

Para ingresar a una sala en Zoom, ya sea desde la versión de escritorio o usando la aplicación móvil en Android o iOS, hay que abrir la app y dar clic en “Entrar a una reunión”. Luego, introducir el código enviado por el anfitrión o el enlace de acceso a la reunión, junto al nombre de usuario y dar clic en “Unirse”.

¿Cómo descargar e instalar Zoom?

Esta aplicación se puede descargar de manera gratuita en la web oficial como app de escritorio. Así mismo, se encuentra en tiendas de Android o iOS para Smartphones con dicho Sistema Operativo. También está disponible en plataformas como Chrome Web Store y Firefox Add-Ons para instalarse como complemento en Chrome o Mozilla, respectivamente.

¿Cuánto cuesta Zoom?

A pesar de que la suscripción básica en Zoom es gratuita, esta plataforma cuenta con varios planes y precios para membresías Premium que brindan acceso a más funciones. Entre estos se encuentran los siguientes:

• Basic: es un plan gratuito que ofrece reuniones de un máximo de 40 minutos con 100 participantes. Además de 3 pizarras incluidas, calendario, correo y mensajería.
• Pro: tiene un costo de $149,90 al año, por usuario. Ofrece reuniones de hasta 30 horas continuas con un máximo de 100 participantes y 3 pizarras incluidas. Así como almacenamiento en la nube de 5 GB y otras funciones beta, como correo y calendario.
• Business: su precio es de 199,90USD al año/usuario. Admite reuniones de 30 horas seguidas con hasta 400 participantes y pizarras ilimitadas. Además, aplicaciones esenciales, correo y calendario y 5 GB de almacenamiento en la nube.
• Enterprise: hasta 1000 asistentes por reunión. Pizarra ilimitada y plus, almacenamiento ilimitado en la nube, subtítulos automáticos y traducidos, dominios administrados, imagen de marca de la empresa, entre otros. Para contratar este plan es necesario contactar al departamento de ventas.

Plataformas compatibles con Zoom

Zoom es una app multiplataforma, por lo que, se puede usar en distintos Sistemas Operativos o dispositivos. Cuenta con una aplicación para Smartphones Android o iOS, disponible en tiendas oficiales, así como una versión de escritorio que se descarga desde la web oficial del fabricante. La cual es compatible con ordenadores Windows, macOS y Linux.

Además, esta aplicación de reuniones y videoconferencias cuenta con extensiones para navegadores Chrome y Mozilla que permiten acceder rápidamente a las funciones de la plataforma. Del mismo modo, hay complementos de Zoom para Skype Empresarial, IBM Notes y Outlook (también para web), los cuales se pueden descargar desde el propio sitio de la app.

¿Cómo usar Zoom?

La interfaz de Zoom es bastante simple e intuitiva, por lo que, utilizar sus funciones es igual de sencillo. A continuación se explica un poco acerca de cada herramienta para tener una idea más clara de estas:

• Micrófono: sirve para encender o apagar el micrófono y activar o desactivar el audio de la persona, respectivamente. Su uso solo requiere una pulsación o clic sobre el botón.
• Video: permite activar o desactivar la imagen de la cámara, en caso de que esta estuviera disponible. Se puede usar dando clic sobre el icono de la videocámara.
• Invitar: permite invitar a otras personas a la reunión, por medio de un enlace o la ID de la misma. Se ubica en la barra de herramientas inferior.
• Participantes: facilita saber quiénes están dentro de la reunión y aquellos que tengan el audio o video activado o desactivado. Es bastante útil si se es anfitrión.
• Compartir pantalla: se activa al dar clic sobre el botón correspondiente y permite compartir la imagen de la pantalla.
• Chatear: permite enviar mensajes a uno o todos los participantes de la reunión. Se muestra en forma de burbuja de chat.
• Grabar: permite grabar la reunión de principio a fin o solo los segmentos que se consideren importantes, ya que se puede pausar o detener completamente.
• Finalizar reunión: permite salir de la reunión o finalizarla por completo, si se es anfitrión. Para usarla solo hay que hacer clic en el botón “Finalizar reunión”.
• Vista de galería o del hablante: sirve para cambiar el tipo de vista de las ventanas de los participantes.

Características de Zoom

Zoom es una plataforma intuitiva que incorpora diferentes funciones o características, entre las que es posible describir las siguientes:

• Diferentes planes de suscripción que permiten al usuario escoger el que mejor se adapte.
• Opción para grabar la reunión y almacenarla en el dispositivo o en la nube.
• Compartir la pantalla con uno o todos los participantes, permitiendo seleccionar que programa específico se muestra.
• Permite realizar reuniones individuales o grupales con hasta 1000 participantes, dependiendo del tipo de membresía.
• Es una aplicación multiplataforma que se puede usar en distintos dispositivos.
• Pizarra virtual que permite hacer dibujos o escribir a mano alzada para realzar un punto específico o importante.
• Función de chat en tiempo real para compartir información o archivos con uno o todos los participantes.
• Modo lado a lado que brinda la opción de mostrar la imagen de la cámara y la pantalla compartida, una junto a la otra.
• Fondo virtual que permite establecer una imagen digital detrás de la persona para reemplazar lo que aparece.
• Integración con herramientas como Google Calendar, Outlook y Exchange para organizar las reuniones de forma eficiente y tener mayor productividad.
• Función para programar reuniones a futuro.
• Botones de función rápida dentro de la reunión que permiten levantar la mano, silenciar micrófono, enviar o reaccionar con emojis, etc.
• Diferentes opciones de vista (Galería o hablante) para tener una mejor perspectiva de la reunión.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de Zoom?

El uso de Zoom trae consigo una serie de ventajas o beneficios, entre los cuales es posible resaltar los siguientes aspectos positivos:

• Permite grabar las reuniones y almacenarlas en el dispositivo o en la nube para compartirlas con los usuarios que no pudieron acceder.
• Cuenta con un soporte de conexión estable que permite realizar videoconferencias con un gran número de participantes con calidad de video y audio aceptable.
• Posee una interfaz bastante simple de entender y utilizar.
• Se adapta fácilmente a diferentes dispositivos y Sistemas Operativos.
• Cuenta con una versión gratuita para quienes no requieran de membresías de pago.
• Permite compartir pantalla, lo que facilita la explicación o comprensión de cualquier tema de interés.
• Permite participar en la reunión por medio del chat e incluso, compartir archivos.

No obstante, esta aplicación de videoconferencias también posee ciertos aspectos negativos o desventajas que se deben mencionar, como, por ejemplo:

• La mayoría de las funciones solo se activan con suscripciones de pago.
• Requiere de una conexión estable a Internet para una comunicación fluida.
• Los usuarios con poca experiencia pueden desconocer el uso de la plataforma.
• Los costos de suscripción pueden resultar costosos para algunos usuarios.
• La efectividad de su sistema de seguridad se ha visto en entredicho.

En conclusión, Zoom Meeting es una aplicación de videoconferencias o reuniones virtuales que se puede usar en Smartphones y ordenadores de manera gratuita o contratando planes de pago.