Microsoft Office 365: qué es, para qué sirve, ventajas y desventajas

Microsoft Office 365 es una suite ofimática desde la que se puede acceder a Microsoft Word, PowerPoint, Excel, entre otros, para crear, editar o compartir documentos con otros usuarios.

En el siguiente artículo explicaremos varios detalles sobre este paquete de ofimática, describiendo para qué sirve Microsoft Office y cómo funciona, sus características, ventajas y desventajas.

¿Para qué sirve Microsoft Office 365?

Microsoft Office 365 es una aplicación que sirve para crear, editar, subir o compartir documentos con otros usuarios en tiempo real, desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Así mismo, se puede utilizar para sincronizar archivos de distintos formatos en los diferentes equipos para acceder a ellos en cualquier momento que se necesite.

¿Cómo funciona Microsoft Office 365?

Microsoft Office 365 se puede usar de forma particular o empresarial. Ahora bien, en cualquiera de los casos es necesario darse de alta o crear un perfil personal o corporativo, dependiendo de la necesidad del usuario. Una vez hecho esto, se debe contratar uno de los planes disponibles en el sitio web del fabricante para acceder a las distintas funciones de la plataforma.

¿Cómo registrarse en Microsoft Office 365?

Registrarse para usar Microsoft Office 365 es muy sencillo de hacer. En este sentido, siendo particular lo primero que hay que hacer es dirigirse al sitio web oficial y dar clic al botón “Crear cuenta gratuita” y seguir los pasos necesarios hasta finalizar el proceso. En cambio, las cuentas corporativas pueden contratar cualquiera de los planes disponibles o realizar una prueba gratuita.

¿Qué programas incluye Microsoft Office 365?

Esta suite ofimática incluye diferentes programas que han sido desarrollados por Microsoft, entre los cuales se pueden mencionar los siguientes:

• Microsoft Word (editor de textos).
• Microsoft Excel (editor de hojas de cálculo).
• Microsoft PowerPoint (editor de presentaciones).
• Microsoft Outlook (proveedor de correo electrónico).
• Microsoft OneNote (programa para realizar notas que van desde dibujos y recortes, hasta información y mensajes de audio, de forma online).
• Microsoft Publisher (programa de autoedición).
• Microsoft Exchange (servidor de correo electrónico o calendario).
• SharePoint (herramienta para gestión de documentos y trabajo en equipo).
• Skype for Business (programa para hacer reuniones de trabajo por medio de videollamadas).
• Microsoft Teams (plataforma de comunicación y colaboración profesional, por medio de herramientas de chat y reuniones).
• OneDrive for Business (plataforma de almacenamiento que permite crear, modificar y archivar documentos en la nube).

¿Cuánto cuesta Microsoft Office 365?

Microsoft Office 365 cuenta con diferentes planes para uso personal, familiar o profesional que pueden variar en costo y funcionalidades. A continuación se explica cuáles son:

• Microsoft Personal: tiene un costo de $5,99 al mes o $59,99 por año. Es válido para una cuenta y un usuario a la vez, siendo compatible con varios Sistemas Operativos y dispositivos. También incorpora la mayoría de los programas de Office 365 y una versión Premium de Outlook.
• Microsoft Family: su valor es de $7,99 mensuales o de $79,99 al año. Brinda acceso a 1 o 5 usuarios y cuentas diferentes desde el ordenador o la PC. Cuenta con soporte técnico continuo y todos los programas de la Suite Office.
• Microsoft Home & Student: tiene un costo único de 119,99 USD. Sólo se puede usar en una PC o macOS a la vez e incluye sólo los programas Word, Excel y PowerPoint. Así como la versión clásica de Outlook.

Del mismo modo, esta plataforma incorpora varios planes para perfiles o cuentas corporativas, que se adaptan a las exigencias de cada usuario. A continuación se detallan algunos de ellos:

• Microsoft Empresas Básico: tiene un costo de $6,00 que se renuevan cada mes, brindando acceso a la versión web y móvil de Office 365, reuniones o llamadas con hasta 300 participantes, 1 TB de almacenamiento y seguridad estándar en la cuenta.
• Microsoft Empresas Estándar: incluye todo lo del plan básico, pero, además, permite utilizar las aplicaciones Premium y cuenta con herramientas de informe y registro de asistentes y un organizador de citas con clientes. Su precio es de $12,50/usuario/mes.
• Microsoft Empresas Premium: combina las características del plan básico y el Premium, con un sistema de seguridad avanzado, control de datos y acceso y protección contra ciberdelincuentes. Tiene un valor de $22,00 por usuario al mes.
• Aplicaciones de Microsoft Office 365 para negocios: su costo de es $8,25 por mes. Permite usar las versiones de escritorio de las aplicaciones de Microsoft Office 365 con funciones Premium, así como 1 TB de almacenamiento en la nube, sistema de seguridad estándar y soporte técnico ininterrumpido.

¿Cómo descargar Microsoft Office 365?

Esta plataforma se encuentra disponible en forma de app de escritorio para ordenadores Windows y macOS, así como para Smartphones Android o iOS como aplicación móvil. En este último caso se puede descargar desde las tiendas oficiales de cada Sistema Operativo. Mientras que, para la PC o Mac se debe iniciar sesión en la web oficial y bajar el paquete que corresponda al tipo de plan.

¿Cuáles son las plataformas compatibles con Microsoft Office 365?

Microsoft Office 365 se puede utilizar en ordenadores portátiles o de escritorio con Sistema Operativo Windows o macOS y con Smartphones Android o iOS. Además, cuenta con una versión web a la que es posible acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet usando una cuenta Microsoft Personal o empresarial.

¿Cuáles son las características de Microsoft Office 365?

Hay una serie de características o funciones de Microsoft Office 365 que permiten utilizar las diferentes herramientas de esta suite ofimática. A continuación se mencionan algunas de ellas:

• Aplicación móvil para acceder cómodamente a cualquiera de los programas de la Suite.
• Compatibilidad con Smartphones y ordenadores.
• Integración de diferentes herramientas informáticas.
• Sincronización automática en todos los dispositivos vinculados a una misma cuenta.
• Opción de acceso al calendario de Outlook para mayor control de eventos y fechas importantes.
• Herramientas de gestión y administración de información.
• Versión web a la que se puede acceder desde el móvil o el ordenador.
• Microsoft Teams para la colaboración en equipo en tiempo real.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de Microsoft Office 365?

El uso de las diferentes herramientas de Microsoft Office 365 otorga beneficios o ventajas a sus usuarios, entre los que es posible resaltar los siguientes:

• Integra una amplia lista de herramientas o programas de ofimática.
• Se sincroniza de manera automática en todos los dispositivos vinculados.
• Es posible acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
• Se adapta fácilmente a Smartphones y ordenadores.
• Es compatible con diferentes Sistemas Operativos.
• Cuenta con diferentes opciones o planes de suscripción para sus usuarios.
• Cuenta con una versión web a la que se puede acceder rápidamente para crear, editar, descargar o compartir documentos.
• Está disponible en diferentes países del mundo.
• Posee herramientas de trabajo en equipo en tiempo real.
• Permite añadir comentarios en los documentos para informar a los demás colaboradores acerca de los cambios realizados.
• Se pueden compartir archivos desde OneDrive, usando enlaces o por medio de correo electrónico.

Sin embargo, existen ciertos aspectos negativos o desventajas de Microsoft Office 365 que afectan la experiencia del usuario al momento de usar la plataforma. Entre estos es posible resaltar los siguientes:

• La versión web tiende a ser lenta.
• Los costos de suscripción pueden ser altos en algunos países.
• Requiere mayor espacio en el dispositivo que la versión online.
• Los planes de menor costo carecen de aplicación o herramientas avanzadas.

En conclusión, Microsoft Office 365 es una suite ofimática desarrollada por Microsoft, que funciona de manera online, móvil y de escritorio por medio de suscripción de pago mensual o anual.