Microsoft Teams: qué es, características, ventajas y desventajas

Microsoft Teams es una plataforma de colaboración que ofrece diferentes herramientas o aplicaciones y que está diseñada por la compañía estadounidense para trabajar en tiempo real.

A lo largo del siguiente artículo mencionaremos para qué sirve Microsoft Teams y cómo funciona, cuáles son sus características, principales ventajas o desventajas, entre otros detalles más.

¿Para qué sirve Microsoft Teams?

Microsoft Teams sirve para realizar trabajos en equipo, creando salas de reuniones o conferencias virtuales para maximizar el rendimiento laboral, evitando que la distancia sea un factor en contra. Para ello proporciona distintas herramientas de colaboración en tiempo real, como chats, llamadas y videollamadas para grupos de gran o menor cantidad.

¿Cómo funciona Microsoft Teams?

Al igual que muchas otras herramientas de Microsoft, es necesario estar registrado o crear una cuenta en la web oficial para usar esta plataforma. Este es un proceso gratuito que se puede realizar en cuestión de minutos desde el sitio de Outlook. Cabe aclarar que, también es posible acceder usando un correo Outlook o un perfil de Skype ya existente.

¿Cómo registrarse en Microsoft Teams?

Para darse de alta o crear una cuenta en Microsoft Teams hay que dirigirse a la web oficial del fabricante y registrar un perfil personal o empresarial, dependiendo del caso. El cual se podrá utilizar más adelante para ingresar a la plataforma que se desea y utilizar las diferentes herramientas o funciones que ofrece.

¿Cómo iniciar sesión en Microsoft Teams?

Una vez que se tenga un perfil Outlook, se puede ingresar a Teams siguiendo unos simples pasos, los cuales se describen a continuación:

1. Ir a Microsoft Teams e introducir la dirección de correo electrónico a utilizar.
2. Escoger cómo se quiere usar Teams (personal, educativo o para entornos de trabajo y organizaciones).

Al completar este pequeño proceso se mostrará la ventana principal de Microsoft Teams, desde la cual será posible organizar reuniones, realizar llamadas o videollamadas e iniciar salas de chat.

¿Cuánto cuesta Microsoft Teams?

Microsoft Teams fue proporcionada por la compañía estadounidense como una alternativa gratuita para facilitar la colaboración a los grupos de trabajo durante la epidemia mundial por COVID-19. Lo cual se ha mantenido hasta el momento, brindando acceso a las diferentes herramientas o funciones que incluye la plataforma, sin necesidad de contratar planes o membresías de pago.

¿En qué dispositivos se puede usar Microsoft Teams?

Esta plataforma de colaboración se puede usar en Smartphones con Sistema Operativo Android o iOS como aplicación móvil. Además, se encuentra disponible para ordenadores Windows o macOS, tanto en versión web, como en forma de app de escritorio para descargar al computador.

¿Cómo descargar Microsoft Teams?

Para descargar Microsoft Teams a dispositivos móviles Android o iOS solo hay que dirigirse a Google Play o App Store, respectivamente, e iniciar la descarga de la app al celular. Ahora bien, en el caso de ordenadores Windows o macOS se puede descargar desde la web oficial de Microsoft al dar clic en el botón correspondiente.

¿Cuáles son las características de Microsoft Teams?

Esta es una aplicación bastante versátil que ofrece diferentes características o funciones para sus usuarios. Entre las más notables es posible mencionar las siguientes:

• Diferentes canales de comunicación que permiten compartir datos e información de manera simple y rápida con varias personas al mismo tiempo.
• Función de chat que se puede usar de forma individual o grupal, los cuales sirven para dejar comentarios o mensajes precisos acerca de un tema en particular.
• Llamadas a teléfonos fijos o celulares que se puede utilizar al contratar un plan de llamadas en Office 365.
• Salas de reuniones o conferencias en vivo que se pueden organizar o agendar para compartir información de interés con un número determinado de participantes en tiempo real, en el mismo momento.
• Diferentes opciones para compartir archivos con uno o varios miembros del equipo, quienes podrán leer o editar el documento una vez recibido, según los permisos otorgados.
• Notificaciones o burbujas de información que permiten saber cuándo se requiere su participación, utilizando menciones en canales cerrados dentro de Microsoft Teams.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de Microsoft Teams?

Hay diversas ventajas de Microsoft Teams que vale la pena resaltar. Es por ello que, a continuación se describen los principales beneficios de esta aplicación:

• Aumenta la productividad del trabajo en equipo.
• Permite compartir archivos con un número determinado de participantes.
• Integra herramientas de chat y gestión de documentos.
• Se puede usar de manera gratuita en ordenadores o Smartphones.
• Cuenta con aplicación móvil, de escritorio y también una versión web.
• Viene integrado en el pack de aplicaciones de Microsoft Office 365.
• Es fácil de entender y utilizar.
• Cuenta con Azure AD como medida adicional de protección al momento de compartir documentos o información.

Sin embargo, a pesar de que ofrece diferentes ventajas o beneficios, Microsoft Teams también cuenta con desventajas o aspectos negativos, entre los que se encuentran los siguientes:

• Varias de sus herramientas no son totalmente funcionales.
• Su nivel de seguridad es vulnerable a ataques externos que podrían robar información importante.
• La función de llamadas solo está disponible con un plan de pago, el cual puede resultar costosos es muchos países.
• No permite establecer límites para los participantes, lo cual hace que cualquier miembro pueda bloquear la participación de uno o varios integrantes del equipo.

En resumen, Microsoft Teams es una plataforma de participación y colaboración desarrollada por Microsoft que se puede usar en Smartphones y ordenadores de manera gratuita.